Jak importować kontrahentów z pliku CSV do NiemieckaFaktura
Krok po kroku: eksport kontrahentów z dotychczasowego programu do pliku CSV i import do NiemieckaFaktura. Mapowanie pól, formaty CSV i praktyczne wskazówki.
Dlaczego import kontrahentów?
Jeśli prowadzisz firmę w Niemczech, prawdopodobnie masz już bazę kontrahentów w innym programie do fakturowania lub księgowości. Przepisywanie ręcznie kilkudziesięciu lub kilkuset kontrahentów to strata czasu i ryzyko błędów - literówka w adresie czy brak USt-IdNr oznacza nieprawidłową fakturę.
NiemieckaFaktura oferuje import kontrahentów z pliku CSV, z automatycznym rozpoznawaniem typowych nagłówków kolumn z eksportów programów do fakturowania.
Obsługiwane pliki
Importujesz plik CSV, TXT, XLSX albo XLS (do 5 MB i 2000 wierszy) z dowolnego programu albo arkusza kalkulacyjnego. Kolumny rozpoznajemy po nagłówkach, a nierozpoznane przypisujesz w kroku mapowania (na webie).
Eksport z dotychczasowego programu - krok po kroku
Krok 1: Otwórz listę klientów
W swoim dotychczasowym programie do fakturowania przejdź do listy klientów (zwykle Kunden / Kontakte / Stammdaten). Zobaczysz listę wszystkich kontrahentów z ich danymi.
Krok 2: Eksportuj do CSV
- Wybierz funkcję eksportu danych do formatu CSV (najczęściej w menu Datei → Datenexport lub Exportieren)
- Wybierz zakres: Alle Kunden (Wszyscy klienci) lub zaznacz konkretnych
- Wybierz pola do eksportu:
- Firma (nazwa firmy)
- Vorname, Nachname (imię, nazwisko)
- Straße (ulica i numer)
- PLZ (kod pocztowy)
- Ort (miasto)
- Land (kraj)
- Telefon
- USt-IdNr (numer VAT)
- Steuernummer
Krok 3: Zapisz plik
- Zapisz plik CSV na dysku
- Kodowanie rozpoznajemy automatycznie (UTF-8, UTF-16 z BOM, Windows-1250, Windows-1252). Plik „ANSI” z polskiego Excela (Windows-1250) zwykle wczytamy razem z polskimi literami - sprawdź je w podglądzie, a jeśli są zniekształcone, zapisz plik jako „CSV UTF-8” i wczytaj go ponownie. Jeśli program zapisuje inne kodowanie, wybierz przy eksporcie UTF-8.
- Jeśli program nie pozwala wybrać kodowania: otwórz plik w Notatniku → Zapisz jako → Kodowanie: UTF-8 (pomaga, gdy w Notatniku polskie litery wyświetlają się poprawnie)
Import do NiemieckaFaktura - krok po kroku
Krok 1: Otwórz import
- Zaloguj się do NiemieckaFaktura
- Przejdź do Ustawienia → Import / Eksport albo kliknij przycisk Import na liście kontrahentów
Import kontrahentów jest dostępny w planach Professional i Premium (oraz w 14-dniowej wersji próbnej).
Krok 2: Prześlij plik
- Przeciągnij plik na pole przesyłania albo kliknij Wybierz plik (CSV, TXT, XLSX albo XLS, do 5 MB i 2000 wierszy)
- Odczytujemy nagłówki kolumn i od razu proponujemy dopasowanie
Krok 3: Dopasuj kolumny
- Każdej kolumnie pliku przypisujesz pole z listy (tabela niżej); rozpoznane dopasowania możesz poprawić, a kolumnę, której nie chcesz importować, pomijasz
- Każdy wiersz potrzebuje nazwy, firmy, imienia albo Matchcode
Krok 4: Sprawdź podgląd
To najważniejszy krok. Podgląd pokazuje:
- liczbę wierszy w pliku
- duplikaty - kontrahentów, którzy już są w bazie albo powtarzają się w pliku
- pominięte wiersze z powodem (np. wiersz bez nazwy) - nie zostaną zaimportowane
- ostrzeżenia (np. nieprawidłowy adres e-mail albo Steuernummer w złym formacie)
Zaznacz kontrahentów do importu - najwyżej 500 naraz. Sprawdź dokładnie nazwy firm i adresy; numery USt-IdNr./Steuernummer z błędnym formatem podgląd pokaże w ostrzeżeniach.
Krok 5: Importuj
- Kliknij Importuj
- Zaznaczeni kontrahenci trafiają do Twojej bazy. Liczy się limit aktywnych kontrahentów Twojego planu: Professional - 30, Premium - bez limitu, w wersji próbnej - jak w Premium (pełna tabela w poradniku „Plany i limity”). Jeśli import przekroczyłby ten limit, nie zapiszemy żadnego i podamy, ile miejsc zostało (zarchiwizowani kontrahenci się nie liczą).
- Gotowe - możesz od razu wystawiać faktury w Niemczech
W aplikacji na Androida: Kontrahenci → ikona importu; kolumny dopasowujemy automatycznie po nagłówkach, bez ręcznego mapowania (pliki CSV, TXT, XLSX albo XLS, do 5 MB i 2000 wierszy).
Mapowanie pól - plik → NiemieckaFaktura
W kroku mapowania (na webie) kolumny pliku przypisujesz do tych pól:
| Nagłówek w pliku (przykłady) | Pole w kroku mapowania | Uwagi |
|---|---|---|
| Firma, company | Firma | Nazwa firmy |
| Name, Nachname, Nazwisko | Nazwa / nazwisko | |
| Vorname, Imię | Imię | Łączone z nazwiskiem w „Nazwisko Imię”; samo imię staje się nazwą |
| Matchcode | Nazwa skrócona (Matchcode) | Gdy brak nazwy i firmy, staje się firmą |
| Straße, Strasse | Ulica | Ulica i numer domu |
| PLZ, Postleitzahl | Kod pocztowy | Przy kraju Niemcy kod z 4 cyframi (np. „1067” - arkusz zgubił zero na początku) podgląd oznacza ostrzeżeniem z propozycją „01067”; kod importujemy tak, jak jest w pliku - ustaw kolumnę kodu w arkuszu jako tekst |
| Ort, Stadt | Miasto | |
| „PLZ, Ort” | Kod + miasto (razem) | Rozdzielamy automatycznie kod z 4-6 cyfr (np. niemiecki, austriacki, szwajcarski, rumuński), polski XX-XXX, holenderski „1234 AB” oraz czeski i słowacki „110 00”, także z prefiksem kraju („D-” z 5 cyframi, a z 4 - z ostrzeżeniem o zgubionym zerze, „A-” albo „CH-” z 4; np. „D-10115 Berlin” - kod 10115, a przy pustej kolumnie kraju kraj DE, także gdy USt-IdNr. ma prefiks innego kraju); przy kraju GB w kolumnie kraju (GB, GBR, UK, Großbritannien, Vereinigtes Königreich, United Kingdom, Great Britain albo Wielka Brytania) także brytyjski (np. „sw1a1aa London” - kod „SW1A 1AA”, wielkimi literami ze spacją); inny zapis (np. „Wien 1010”) trafia w całości do pola „Miasto” - popraw go po imporcie albo podaj w pliku kod i miasto w osobnych kolumnach |
| Land, Länderkürzel | Kraj | Pusta kolumna: kraj z prefiksu USt-IdNr., a bez niego z kodu pocztowego (5 cyfr poza zaczynającymi się od 00 - DE, XX-XXX - PL, „1234 AB” - NL, ale litery skrótu kantonu szwajcarskiego, np. ZH, BE - kraj pusty; bez kodu - DE); przy innym kodzie (np. 4 cyfry: AT, CH, BE, albo 00144) kraj zostaje pusty, a podgląd ostrzega; gdy kraj przyjęto jako DE (5 cyfr albo brak kodu), podgląd ostrzega raz dla całego pliku |
| USt-IdNr., EG-ID | NIP UE (USt-IdNr.) | |
| Steuernummer | Numer podatkowy (Steuernummer) | |
| E-Mail, Email | Kilka adresów rozdzielonych przecinkiem albo średnikiem | |
| Telefon, Tel | Telefon | |
| Kundennummer, Kunden-Nr. | Numer klienta | |
| Bemerkung, Notizen | Notatki | Trafia do pola „Notatka” kontrahenta (nie pojawia się na fakturach); tekst dłuższy niż 1000 znaków zostanie skrócony - podgląd o tym ostrzega |
| Osoba prywatna, Privatperson | Osoba prywatna (tak/nie) | Dla „tak” Steuernummer, USt-IdNr. i oznaczenie §13b z pliku nie są zapisywane - podgląd o tym ostrzega |
| §13b UStG | Odwrotne obciążenie §13b UStG (tak/nie) | Zdanie pod tabelą |
Odwrotne obciążenie §13b UStG - pole z pliku nie włącza odwrotnego obciążenia na fakturach; po imporcie zaznacz Steuerschuldnerschaft na karcie kontrahenta. Kolumna przyjmuje tak (tak, ja, j, t, yes, y, так, da, 1, true, wahr, prawda, x) albo nie (nie, nein, n, no, ні, nu, ne, 0, false, falsch, fałsz), bez względu na wielkość liter; pusta komórka albo sama kreska oznacza brak oznaczenia, a przy innej wartości podgląd pokazuje wiersz jako pominięty i podaje powód.
Wskazówki praktyczne
Przed importem
- Sprawdź dane w podglądzie - lepiej poprawić plik niż edytować kontrahentów po imporcie
- Wyczyść dane źródłowe - usuń nieaktywnych kontrahentów z pliku przed importem
- Kodowanie - rozpoznajemy je automatycznie (UTF-8, UTF-16 z BOM, Windows-1250, Windows-1252); jeśli w podglądzie zamiast polskich liter widać „krzaczki”, zapisz plik w UTF-8 i prześlij go ponownie
Po imporcie
- Edytuj kontrahentów - po imporcie możesz uzupełnić na karcie kontrahenta flagę Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge), datę ważności zaświadczenia USt 1 TG i prefiks numeracji faktur; notatkę o kontrahencie wpiszesz w polu Notatka w formularzu kontrahenta
- Duplikaty - podgląd oznacza kontrahenta, który już jest w bazie, i każde kolejne powtórzenie w pliku (ta sama nazwa lub firma - bez względu na wielkość liter i nadmiarowe spacje -, ten sam USt-IdNr. albo ten sam numer klienta - bez względu na wielkość liter) i nie zaznacza go na start; zaznaczony duplikat import zapisze jako nowego kontrahenta. Istniejących kontrahentów import nie nadpisuje.
- Wielokrotny import - możesz importować kontrahentów wielokrotnie (np. kolejna partia z innego pliku). Istniejące dane nie zostaną nadpisane.
- Prefiks numeracji - po imporcie ustaw prefiks kontrahenta (np. „Mueller”), żeby jego faktury automatycznie dostawały ten prefiks, np. Mueller/2026/001 (albo Mueller/R/2026/001 dla typu Rechnung)
- Upomnienia o płatnościach - po zaimportowaniu kontrahentów i wystawieniu faktur, w planie Premium (i w wersji próbnej) możesz włączyć automatyczne upomnienia o płatnościach (Smart Mahnwesen), żeby system sam pilnował terminów
Import z innego programu do fakturowania
Jeśli korzystasz z chmurowej księgowości lub innego programu do fakturowania:
- W swoim programie przejdź do listy kontaktów / klientów (zwykle Kontakte lub Kunden)
- Kliknij Exportieren → CSV (Eksportuj → CSV)
- Zapisz plik CSV
W NiemieckaFaktura prześlij plik - kolumny rozpoznamy po nagłówkach, a nierozpoznane przypiszesz w kroku mapowania (na webie).
Ogólny CSV - import z dowolnego źródła
Jeśli Twoje dane są w innym programie lub arkuszu kalkulacyjnym (Excel, Google Sheets):
Przygotuj plik
Pierwszy wiersz pliku to nagłówki kolumn (przykłady w tabeli mapowania wyżej). Każdy wiersz potrzebuje nazwy, firmy, imienia albo Matchcode (samo imię staje się nazwą, sam Matchcode - firmą); wiersz bez nich podgląd pokazuje jako pominięty (z powodem). Pozostałe kolumny są opcjonalne, ale do zatwierdzenia faktury kontrahent potrzebuje ulicy, kodu pocztowego i miasta - lepiej zaimportować je od razu.
Import
- Prześlij plik (Ustawienia → Import / Eksport)
- Sprawdź dopasowanie kolumn w kroku mapowania i popraw je, jeśli trzeba
- Sprawdź podgląd i kliknij Importuj
Najczęstsze problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Krzaczki zamiast polskich liter | Plik zapisany w kodowaniu, którego nie rozpoznajemy (innym niż UTF-8, UTF-16 z BOM, Windows-1250, Windows-1252), albo plik Windows-1250 odczytany jako Windows-1252 - wtedy podgląd pokazuje ostrzeżenie „Plik odczytano jako Windows-1252” | Zapisz plik w UTF-8 i prześlij go ponownie |
| Brak niektórych kontrahentów | Wiersz bez nazwy, firmy, imienia i Matchcode albo z nieprawidłową wartością (np. w kolumnie §13b lub Osoba prywatna) | Podgląd pokazuje taki wiersz wśród pominiętych, z powodem - popraw go w pliku |
| Podwójne wpisy | Kontrahent już jest w bazie albo powtarza się w pliku | Podgląd oznacza duplikat i nie zaznacza go - nie zaznaczaj go ręcznie; import niczego nie nadpisuje |
| Adres w jednej kolumnie | Ulica, kod i miasto w jednej komórce | Rozdziel na ulicę, kod pocztowy i miasto przed importem; kolumnę „PLZ, Ort” rozdzielamy automatycznie przy kodzie z 4-6 cyfr, polskim XX-XXX, holenderskim „1234 AB”, czeskim i słowackim „110 00” (także z prefiksem „D-”, „A-”, „CH-”) albo brytyjskim przy kraju GB - inny zapis trafia w całości do pola „Miasto” |
Podsumowanie
| Krok | Opis |
|---|---|
| 1. Eksportuj | Dotychczasowy program albo arkusz → plik CSV lub XLSX (najlepiej w UTF-8) |
| 2. Importuj | NiemieckaFaktura → Ustawienia → Import / Eksport (albo przycisk Import na liście kontrahentów) |
| 3. Sprawdź | Mapowanie kolumn i podgląd - zweryfikuj dane przed importem |
| 4. Gotowe | Kontrahenci w systemie - możesz wystawiać faktury |
W aplikacji na Androida import otwiera ikona importu na liście kontrahentów, a kolumny dopasowujemy automatycznie.
Import kontrahentów zwykle robisz raz, a oszczędza godziny pracy. Zamiast ręcznie przepisywać dane, po prostu wgraj plik CSV i zacznij wystawiać faktury. Jeśli szukasz kompleksowego narzędzia do fakturowania w branży budowlanej, sprawdź nasze porównanie oprogramowania do e-faktur dla firm budowlanych.