Eksport DATEV — wyślij faktury bezpośrednio do księgowej
DATEV to standard niemieckiej księgowości — praktycznie każda księgowa używa oprogramowania DATEV do prowadzenia Twoich ksiąg. Zamiast wysyłać jej PDF-y faktur (które musi ręcznie przepisać), przygotujesz **paczkę eksportu DATEV** z jednego kliknięcia. Księgowa importuje plik, system DATEV sam rozksięguje faktury, a Ty płacisz mniej za godziny pracy (i nie ma pomyłek z przepisywania).
- 1
Upewnij się że masz dane od księgowej
Zanim pierwszy raz eksportujesz, potrzebujesz od księgowej 3 dane z DATEV:
- Numer klienta (Mandantennummer) — Twój numer w systemie księgowej (5-7 cyfr)
- Numer doradcy (Beraternummer) — numer księgowej (5-7 cyfr)
- Numer konta kontrahentów (Kontenrahmen) — SKR03 albo SKR04 (standardowy niemiecki plan kont)
Napisz do księgowej: "Potrzebuję dane do eksportu DATEV: Mandantennummer, Beraternummer, Kontenrahmen (SKR03/04)". Odeśle Ci to w 5 minut — każda księgowa zna te pojęcia.
Różnica między SKR03 a SKR04: SKR03 to starszy, wciąż najczęstszy w małych firmach. SKR04 to nowszy standard, bardziej szczegółowy (używany przez większe firmy). Dla 90% solo-founderów — SKR03.
- 2
Wpisz dane DATEV w ustawieniach
W menu kliknij Ustawienia → Eksport DATEV. Uzupełnij:
- Mandantennummer — od księgowej
- Beraternummer — od księgowej
- Kontenrahmen — wybierz SKR03 albo SKR04
- Domyślne konto klienta (Debitor) — zwykle puste, system nadaje automatycznie sekwencyjne numery w zakresie 10000-69999 (reguła DATEV)
Zapisz. Te dane zostają zapisane raz — nie musisz ich wpisywać przed każdym eksportem.
- 3
Wybierz zakres dat do eksportu
Przejdź do Faktury → Eksport DATEV (albo skrót z dashboardu). Wybierz zakres dat:
- Bieżący miesiąc — typowo używane co miesiąc wysyłasz księgowej
- Poprzedni miesiąc — częste pod koniec następnego miesiąca (po finalizacji)
- Bieżący kwartał / rok — dla deklaracji kwartalnych / rocznych
- Własny zakres — dowolne daty
System pokaże ile faktur zostanie wyeksportowanych i łączną kwotę.
Jeśli niektóre faktury są jeszcze w wersji roboczej (szkic), nie zostaną wyeksportowane — DATEV akceptuje tylko **faktury sfinalizowane**. Sprawdź przed eksportem czy wszystko jest zafinalizowane.
- 4
Wybierz format eksportu
Dwa formaty do wyboru:
- DATEV CSV (Belegbuchung) — zalecany dla większości księgowych. Lekki plik, łatwy import. Zawiera faktury sprzedaży z pozycjami i VAT.
- DATEV XML (DATEV Format) — bardziej szczegółowy, z załącznikami PDF osadzonymi w paczce. Wymaga nowszej wersji DATEV u księgowej.
Zapytaj księgową którego chce. Jak nie wie — wybierz CSV, jest bezpieczny i kompatybilny z każdą wersją DATEV Unternehmen online.
- 5
Wygeneruj paczkę i sprawdź podsumowanie
Kliknij Generuj eksport. System przygotuje paczkę w kilka sekund i pokaże podsumowanie:
- Liczba wyeksportowanych faktur
- Łączna kwota netto, VAT, brutto
- Rozbicie per stawka VAT (19%, 7%, 0% §13b)
- Lista nowych kontrahentów (debitorów), którym system nadał kolejne numery
Jeśli wszystko się zgadza z Twoim rejestrem sprzedaży — pobierz paczkę (ZIP z plikiem CSV albo XML + instrukcja importu dla księgowej).
- 6
Wyślij do księgowej
Opcja A: Wyślij e-mailem z aplikacji — wpisz adres księgowej, system automatycznie dołącza paczkę ZIP i krótki opis ("Eksport faktur DATEV za [miesiąc]").
Opcja B: Pobierz na dysk i wyślij samodzielnie (e-mail, DATEV DMS, Dropbox — jak wolicie).
Księgowa otwiera paczkę w DATEV Unternehmen online → Belegbuchung → Import CSV/XML. System księgowej rozksięguje faktury w kilka sekund — gotowe.
Paczka ZIP zawiera plik "Anleitung.pdf" (po niemiecku) z instrukcją importu — księgowa nie musi dzwonić do Ciebie po szczegóły.
Co dokładnie jest w pliku CSV
Plik eksportu zawiera kolumny w standardzie DATEV:
| Kolumna | Zawartość |
|---|---|
| Umsatz | Kwota netto faktury |
| Soll/Haben | Debet/Kredyt (automatycznie) |
| WKZ Umsatz | Kod waluty (EUR) |
| Konto | Konto przychodu (8400 dla SKR03) |
| Gegenkonto | Konto debitora (10000+ dla SKR03) |
| BU-Schlüssel | Kod VAT DATEV (6 dla 19%, 4 dla 7%, 0 dla §13b) |
| Belegdatum | Data faktury |
| Belegfeld 1 | Numer faktury |
| Buchungstext | Opis (nazwa kontrahenta + krótki opis usługi) |
Paczka zawiera też osobny plik Stammdaten.csv z danymi nowych kontrahentów (nazwa, adres, USt-IdNr, numer debitora nadany automatycznie).
Częstotliwość eksportów — rekomendacje
- Co miesiąc (5. dnia następnego miesiąca) — dla USt-Voranmeldung (deklaracja miesięczna VAT). Najczęstsze dla małych firm.
- Co kwartał — jeśli masz USt-Voranmeldung kwartalną (mały obrót)
- Na bieżąco — duże firmy eksportują co tydzień albo nawet codziennie
Co gdy coś pójdzie nie tak
Księgowa mówi "plik nie importuje się" — najczęstsze przyczyny:
- Nieprawidłowy Mandantennummer/Beraternummer → sprawdź ustawienia aplikacji
- Wersja DATEV księgowej jest starsza niż 2020 → użyj CSV zamiast XML
- Kodowanie pliku (rzadkie) → napisz do supportu, dostaniesz plik w alternatywnym kodowaniu
Eksportowane nie wszystko — sprawdź czy:
- Wszystkie faktury w zakresie są sfinalizowane (draft nie jest eksportowany)
- Zakres dat jest poprawny (np. eksport za marzec potrzebuje dat 01.03 - 31.03)
- Nie masz anulowanych faktur (storno jest eksportowane osobno z ujemną kwotą)
Więcej kontekstu prawnego
DATEV to nie tylko format plików — to cały ekosystem niemieckiej księgowości. Pełny przewodnik dla księgowej (i po co to wszystko): DATEV Export — przewodnik dla księgowej.