Eksport DATEV — wyślij faktury bezpośrednio do księgowej
DATEV to standard niemieckiej księgowości — praktycznie każda księgowa używa oprogramowania DATEV do prowadzenia Twoich ksiąg. Zamiast wysyłać jej PDF-y faktur (które musi ręcznie przepisać), przygotujesz jednym kliknięciem **plik Buchungsstapel** (EXTF CSV) z gotowymi księgowaniami sprzedaży: kwota brutto, konto Debitora, konto przychodów dobrane do stawki VAT i scenariusza (§13b, §19, WDT), data i numer faktury. Księgowa importuje plik, DATEV rozksięgowuje faktury, a Ty płacisz mniej za godziny pracy.
- 1
Upewnij się, że masz dane od księgowej
Zanim pierwszy raz eksportujesz, potrzebujesz od księgowej 4 rzeczy:
- Beraternummer — numer kancelarii w DATEV (4–7 cyfr, od 1001)
- Mandantennummer — Twój numer klienta u księgowej (1–5 cyfr)
- Kontenrahmen — SKR03 albo SKR04 (standardowy niemiecki plan kont)
- Sposób księgowania — pełna księgowość z bilansem (Soll) czy EÜR, czyli księgowanie w dacie zapłaty (Ist)
Napisz do księgowej: „Potrzebuję dane do eksportu DATEV: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/04) i czy księgujemy Soll czy EÜR". Jeśli numerów jeszcze nie masz, eksport i tak zadziała: plik dostanie wartości zastępcze 1001/1, a księgowa przypisze właściwego mandanta przy imporcie.
Różnica między SKR03 a SKR04: SKR03 to starszy, wciąż najczęstszy w małych firmach. SKR04 to nowszy standard, bardziej szczegółowy (używany przez większe firmy). Dla większości jednoosobowych firm — SKR03, ale decyduje plan kont Twojej księgowej.
- 2
Otwórz okno eksportu i wpisz dane DATEV
Przejdź do Faktury → Export → Eksport DATEV (w Androidzie: zaznacz faktury → DATEV). Przy pierwszym eksporcie aplikacja zapyta o sposób rozliczenia (Soll / Ist) i zapamięta odpowiedź. W oknie uzupełnij:
- Beraternummer i Mandantennummer — od księgowej
- Kontenrahmen — SKR03 albo SKR04
- Konta klientów w pliku (Debitoren) — w trybie Soll wybierasz: osobne konto na kontrahenta (domyślnie; nowe numery od 10001, numer startowy zmienisz na życzenie biura, np. „od 20000") albo jedno konto zbiorcze (1400 w SKR03 / 1200 w SKR04, bez rozrachunków per klient — tak eksportują sklepy z jednorazowymi klientami)
Przy osobnych kontach numer wpisany w danych kontrahenta (pole „Konto Debitora (DATEV)") ma pierwszeństwo — tak przejmiesz numerację biura. Pozostałych kontrahentów numerujemy automatycznie i zapisujemy numer przy kontrahencie, więc kolejne eksporty są spójne, a do ZIP-a dokładamy plik EXTF_DebKred_Stamm.csv z danymi tych kont — biuro importuje go przed Buchungsstapel i konta zakładają się same. Wszystkie ustawienia zapisują się w danych firmy i działają na webie oraz w Androidzie.
- 3
Wybierz faktury albo zakres dat i zrób Podgląd
Eksportujesz zaznaczone faktury albo zakres dat (typowo cały poprzedni miesiąc). Do pliku trafiają tylko faktury sfinalizowane — szkice są pomijane. Każdy miesiąc to osobny plik (DATEV i Agenda wczytują jeden plik do jednego okresu rozliczeniowego) — zakres z kilku miesięcy pobierzesz jako ZIP z plikiem na każdy miesiąc; jeden ZIP obejmuje jeden rok obrotowy.
Kliknij Podgląd: zobaczysz liczbę wierszy, sumę brutto, ostrzeżenia (np. zaliczki i faktura końcowa tego samego projektu, brak numerów DATEV) oraz listę pominiętych faktur z powodem — sprawdź ją, zanim wyślesz plik.
W trybie Ist / EÜR do pliku trafiają wyłącznie faktury oznaczone jako opłacone (z datą zapłaty). Jeśli Podgląd pokazuje „7 z 50", to najczęściej dlatego — oznacz zapłaty albo przełącz na Soll.
- 4
Soll czy Ist / EÜR — sprawdź, który tryb masz ustawiony
Tryb decyduje, które faktury i z jaką datą trafią do pliku:
- Soll (memoriałowa) — każda sfinalizowana faktura, z datą wystawienia, na konto Twojego klienta w DATEV. Tak księguje się przy bilansie i wszędzie tam, gdzie biuro księguje faktury w dniu wystawienia (często także przy EÜR); jeśli masz od Finanzamt Ist-Versteuerung, DATEV sam przesunie VAT na moment wpłaty.
- Ist / EÜR (kasowa) — tylko faktury oznaczone jako opłacone, z datą zapłaty (raty osobno), na konto rozrachunkowe EÜR 1371 (SKR03) / 1486 (SKR04). Tylko gdy biuro księguje Twój przychód dopiero po wpłacie (EÜR według wpłat).
Tryb zmienisz w oknie eksportu (na jeden eksport) albo w Ustawienia → Faktury (na stałe).
Nie wiesz, który? Nie zależy to od formy firmy ani obrotu. Zapytaj biuro jednym zdaniem: „Księgujecie moje faktury po wystawieniu czy dopiero po wpłacie?". Po wystawieniu → Soll, po wpłacie → Ist.
- 5
Wygeneruj plik i przeczytaj komunikat
Kliknij Eksportuj DATEV CSV. Pobierasz plik
EXTF_Buchungsstapel_RRRR-MM.csvw formacie DATEV (EXTF 700, kodowanie CP1252, średniki), a przy kilku miesiącach ZIP z takim plikiem na każdy miesiąc. Komunikat po eksporcie mówi, ile wierszy jest w pliku i ile faktur pominięto (bez zapłaty w trybie Ist, szkice) — jeśli liczby Cię zaskakują, wróć do Podglądu.Nie otwieraj pliku w Excelu i nie zapisuj go ponownie — Excel zmienia kodowanie i format kwot, a taki plik DATEV odrzuci. Przekaż go dokładnie w postaci, w jakiej został pobrany.
Zakres obejmujący dwa lata obrotowe zostanie zablokowany — DATEV przyjmuje jeden Wirtschaftsjahr na plik. Wyeksportuj grudzień i styczeń osobno.
- 6
Przekaż plik księgowej
Wyślij plik e-mailem albo wgraj do DATEV Unternehmen online, jeśli księgowa udostępniła Ci dostęp. Księgowa importuje go w DATEV Kanzlei-Rechnungswesen → Bestand → Importieren → DATEV-Format-Daten (lub przez Stapelverarbeitung). Stapel jest niezablokowany (Festschreibung 0), więc może jeszcze przeksięgować pojedyncze pozycje, np. rozliczyć zaliczki.
Warto dołączyć ZIP z fakturami PDF (Faktury → Export → Eksportuj ZIP): każda faktura to PDF/A-3 z wbudowanym ZUGFeRD XML, który księgowa podpina w DATEV jako Belegbild. Przy pierwszym eksporcie poproś o import testowy kilku faktur i informację zwrotną — każda kancelaria ma własne ustawienia mandanta.
Co dokładnie jest w pliku CSV
Plik to DATEV Buchungsstapel w formacie EXTF 700 (wersja 13): dwie linie nagłówka (metadane + nazwy 125 kolumn) i po jednym wierszu na każdą stawkę VAT faktury (faktura z pozycjami 19% i 7% daje dwa wiersze). Wypełniamy pierwsze 14 kolumn, reszta zostaje pusta — dokładnie tak, jak robią to inne programy eksportujące do DATEV.
| Kolumna | Zawartość |
|---|---|
| Umsatz | Kwota brutto (zawsze dodatnia — kierunek daje Soll/Haben) |
| Soll/Haben | S dla faktur, H dla storn i korekt |
| WKZ Umsatz | Waluta (EUR; przy PLN dodatkowo kurs i kwota w EUR) |
| Konto | Konto Debitora klienta (numer z kartoteki albo automat od numeru startowego, domyślnie 10001) lub konto zbiorcze 1400/1200 — w trybie Ist konto EÜR 1371/1486 |
| Gegenkonto | Konto przychodów dobrane do scenariusza (tabela niżej) |
| BU-Schlüssel | pusty — konta przychodów to Automatikkonten, DATEV sam liczy VAT |
| Belegdatum | Data faktury (Soll) albo zapłaty (Ist), format DDMM |
| Belegfeld 1 | Numer faktury (maks. 36 znaków: litery, cyfry i $&%*+-/) |
| Belegfeld 2 | Numer faktury oryginalnej przy stornie/korekcie (maks. 12 znaków) |
| Buchungstext | Nazwa klienta + znacznik: Abschlagsrechnung, SR abzgl. AR…, Storno zu…, Teilzahlung n/N |
Konta przychodów (Gegenkonto)
| Scenariusz | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| 19% | 8400 | 4400 |
| 7% | 8300 | 4300 |
| Reverse Charge §13b (np. Bauleistungen w Niemczech) | 8337 | 4337 |
| Usługa dla firmy z innego kraju UE (§3a Abs. 2, Zusammenfassende Meldung) | 8336 | 4336 |
| Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów §4 Nr. 1b | 8125 | 4125 |
| Eksport poza UE §4 Nr. 1a | 8120 | 4120 |
| Kleinunternehmer §19 (od SKR 2025) | 8192 | 4184 |
| Inne 0% | 8100 | 4100 |
| §25a (marża) — udział ceny zakupu | 8197 | 4132 |
| §25a (marża) — sama marża, 19% | 8199 | 4134 |
Zaliczki i faktura końcowa: Zaliczka (Abschlagsrechnung) księguje się w pełnej kwocie przy wystawieniu, a faktura końcowa (Schlussrechnung) tylko kwotą pozostałą do zapłaty po odjęciu zaliczek, z oznaczeniem „SR abzgl. AR …" w Buchungstext — konto przychodów pokazuje projekt raz, a biuro nie odejmuje zaliczek drugi raz. Faktury §25a dzielimy na dwa wiersze: udział ceny zakupu bez VAT i samą marżę na koncie 19%, więc biuro nie musi ich przeksięgowywać. Wyjątek to metoda Gesamtdifferenz — tam marża liczy się za cały okres, nie za pojedynczą fakturę, więc zostaje jeden wiersz bez VAT i marżę okresu ustala biuro.
Częstotliwość eksportów
- Co miesiąc (kilka dni po zakończeniu miesiąca) — dla USt-Voranmeldung miesięcznej. Najczęstsze.
- Co kwartał — jeśli masz USt-Voranmeldung kwartalną.
Co gdy coś pójdzie nie tak
Księgowa mówi „plik nie importuje się":
- Beraternummer/Mandantennummer w pliku nie zgadzają się z mandantem w DATEV → popraw w oknie eksportu.
- Plik był otwarty i zapisany w Excelu → wyeksportuj ponownie i przekaż oryginał.
- Zły Kontenrahmen (SKR03 zamiast SKR04) → DATEV zgłosi nieistniejące konta; zmień plan kont.
W pliku jest mniej faktur niż na liście:
- tryb Ist / EÜR bierze tylko faktury oznaczone jako opłacone — oznacz zapłaty albo przełącz na Soll,
- szkice nie są eksportowane — sfinalizuj je,
- zakres obejmował dwa lata — eksport jest blokowany, podziel go.
Numer faktury wygląda inaczej niż na fakturze: DATEV dopuszcza w Belegfeld 1 tylko litery, cyfry i znaki $&%*+-/ — spacje, kropki i znaki diakrytyczne usuwamy albo zamieniamy, a Podgląd o tym uprzedza.
Więcej kontekstu
Pełny przewodnik dla księgowej (co DATEV robi z tym plikiem i po co to wszystko): DATEV Export — przewodnik dla księgowej.