Cum adăugați corect un client în aplicația de facturare — 5 câmpuri pe care le confundă fiecare utilizator nou

Cea mai frecventă greșeală a unui utilizator nou

Configurați un client nou în aplicația de facturare. Formularul afișează peste zece câmpuri: numele firmei, adresa, Steuernummer, USt-IdNr., Kundennummer, Prefix de numerotare, Leitweg-ID... Toate arată similar, majoritatea acceptă cifre, fiecare are „opțional" între paranteze.

În mod firesc, se lipește codul fiscal al clientului în primul câmp care acceptă cifre. Și aici începe problema: acest număr apare apoi pe fiecare factură într-un loc foarte neașteptat — fie ca prefix de numerotare 7691596854/2026/001, fie nu se vede nicăieri, pentru că a ajuns într-un câmp destinat unei informații cu totul diferite.

Acest articol explică ce înseamnă fiecare câmp, ce se introduce acolo și ce nu trebuie introdus în niciun caz.

Tabel comparativ — pentru ce este fiecare câmp

Câmp	Ce introduceți	Ce NU introduceți	Unde apare pe factură
Numele firmei	Denumirea juridică completă a clientului	Prescurtarea, numele comercial	Secțiunea „Empfänger" / „Destinatar"
Kundennummer	Numărul clientului (numerotarea dumneavoastră internă)	Codul fiscal al clientului	Uneori sub adresa clientului
Steuernummer	Codul fiscal german al clientului (format 12/345/67890)	USt-IdNr., NIP	Sub datele clientului la §13b
USt-IdNr.	Cod TVA UE (format DE123456789, PL1234567890)	Steuernummer	Sub datele clientului la tranzacții UE
Prefix de numerotare	Prescurtare scurtă a clientului (de ex. ACME, MK)	Steuernummer, USt-IdNr.	La începutul numărului facturii: ACME/2026/001
Leitweg-ID	ID-ul instituției (format 991-12345-67)	NIP, Steuernummer	În metadatele XRechnung
Freistellungsbescheinigung	PDF-ul scutirii §13b de la Finanzamt	Nimic altceva — este un atașament PDF	În metadatele facturii §13b

1. Steuernummer — codul fiscal german

Ce este: codul fiscal german local atribuit de Finanzamt fiecărei firme și fiecărei persoane care desfășoară activitate în Germania. Format: XX/XXX/XXXXX (de ex. 12/345/67890), 10–11 cifre după eliminarea separatorilor.

Când să-l introduceți la client: rar. Cel mai des este necesar doar la facturile §13b (Reverse Charge în construcții) — atunci pe factură apare propriul dumneavoastră Steuernummer, nu cel al clientului. Câmpul „Steuernummer" la client îl completați doar dacă clientul solicită expres să fie trecut numărul său pe factură sau în cazul unor tranzacții interne specifice.

Cea mai frecventă greșeală: introducerea aici a unui NIP polonez în locul unui Steuernummer german. NIP-ul polonez este USt-IdNr. (după schimbarea formatului în PL1234567890), nu Steuernummer.

2. USt-IdNr. — codul european de TVA

Ce este: numărul de identificare în scopuri de TVA în UE (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Fiecare plătitor de TVA activ în UE are propriul USt-IdNr. NIP-ul polonez, după o simplă transformare (adăugarea prefixului PL), devine USt-IdNr.-ul polonez.

Format: DE123456789 (german, 9 cifre după DE), PL1234567890 (polonez, 10 cifre după PL), ATU12345678 (austriac) etc.

Când să-l introduceți la client: întotdeauna când clientul este plătitor de TVA activ în Germania sau în altă țară din UE. Necesar pentru:

• tranzacții UE cu Reverse Charge §3a UStG (servicii),
• verificarea în registrul VIES,
• livrări intracomunitare de bunuri (§4 Nr. 1b UStG).

Cea mai frecventă greșeală: confundarea cu Steuernummer. Dacă un client vă dă un număr de 10 cifre fără prefix de litere — este probabil un Steuernummer (PL: NIP). Dacă vă dă un număr cu prefix de țară (DE, PL, AT) — este un USt-IdNr.

3. Kundennummer — numărul clientului în contabilitatea dumneavoastră

Ce este: numerotarea dumneavoastră internă a clienților, folosită pentru ordonarea în contabilitate și în alte programe de facturare (de ex. DATEV). Format liber — K-001, KD2026-042, 12345.

Când să-l introduceți: dacă țineți o numerotare a clienților în Excel sau în alt program și doriți să mențineți consecvența. Majoritatea aplicațiilor de facturare atribuie Kundennummer automat — în NiemieckaFaktura formatul implicit este K2026-0001, modificabil în Setări.

Cea mai frecventă greșeală: introducerea aici a Steuernummer-ului clientului („doar acesta este numărul care îl identifică"). Kundennummer este numărul DUMNEAVOASTRĂ pentru ACEST client — eticheta dumneavoastră internă, nu un identificator oficial.

4. Prefix de numerotare — cel mai des confundat cu codul fiscal

Ce este: o prescurtare scurtă care apare la începutul numărului fiecărei facturi emise pentru acest client anume. Câmp opțional — dacă rămâne gol, numerotarea decurge standard 2026/001, 2026/002.

Pentru ce: ușurează recunoașterea rapidă a facturilor într-o listă lungă. Când deserviți zeci de clienți, o factură ACME/2026/047 spune imediat „aceasta este o factură pentru ACME GmbH", fără să fie nevoie să intrați în detalii.

Exemple de utilizare corectă:

Ce introduceți	Numărul facturii
ACME	ACME/2026/001
Bauer	Bauer/2026/001
MK (inițialele clientului)	MK/2026/001
(gol)	2026/001

Ce NU introduceți: codul fiscal al clientului (Steuernummer, USt-IdNr.), NIP, REGON sau orice alt identificator oficial. Aceste numere au câmpurile lor dedicate în secțiunea „Date fiscale" — și doar de acolo le citește sistemul pentru a le plasa în locurile potrivite ale facturii și ale fișierului ZUGFeRD/XRechnung.

De ce apare confuzia: câmpul se numește „Prefix de numerotare", iar codul fiscal are și el „număr" în denumire. Intuiția sugerează „aha, aici introduc numărul lui". Dar „prefixul de numerotare" se referă la numerotarea facturii, nu la vreun număr al clientului.

Test dacă ați făcut corect: priviți previzualizarea numărului primei facturi pentru acest client. Dacă arată ca 7691596854/2026/001 — aveți în prefix un cod fiscal și acest lucru trebuie corectat. Ar trebui să arate ca ACME/2026/001 sau pur și simplu 2026/001.

5. Leitweg-ID — doar pentru autorități și instituții publice

Ce este: identificatorul de rutare pentru facturile electronice (e-Rechnung) către autoritățile de stat germane. Format: 991-12345-67 (din patru părți, cu cifră de control în ultimele două caractere).

Când să-l introduceți: doar când clientul este o autoritate federală, de land sau comunală din Germania. Obligatoriu pentru XRechnung la facturile B2G (Business-to-Government). Leitweg-ID îl primiți întotdeauna de la autoritate — în cadrul achiziției publice sau al contractului.

Cea mai frecventă greșeală: introducerea aici a orice în cazul unui client de afaceri. Dacă clientul dumneavoastră este o firmă (nu o autoritate), lăsați acest câmp gol. Formatul Leitweg-ID este caracteristic (cifre cu liniuțe în interior) — ușor de verificat dacă clientul are în general un asemenea număr.

6. Freistellungsbescheinigung — atașament PDF, nu text

Ce este: adeverința de la Finanzamt care scutește clientul de obligația reținerii impozitului Bauabzugsteuer (15% la serviciile de construcții de peste 5000 EUR anual). Privește doar sectorul construcțiilor din Germania (§48 EStG).

Formatul câmpului: atașament PDF — încărcați fișierul primit de la client, nu introduceți text sau număr. NiemieckaFaktura verifică data de valabilitate (de obicei 3 ani) și avertizează înainte de expirare.

Când este necesar: dacă ați bifat la client „Reverse Charge §13b" și emiteți servicii de construcții. Fără o Freistellung valabilă, Finanzamt poate contesta scutirea de TVA.

Listă de verificare rapidă pentru un client polonez în Germania

Să presupunem că adăugați o firmă de construcții poloneză „Bauer Sp. z o.o." cu NIP-ul 7691596854:

✅ Numele firmei: Bauer Sp. z o.o. ✅ Adresa: adresa poloneză completă cu codul poștal ✅ Țara: Polonia ✅ USt-IdNr.: PL7691596854 (NIP cu prefixul PL) ✅ Steuernummer: gol (firma nu are un Steuernummer german) ✅ Prefix de numerotare: Bauer sau gol (la alegere) ✅ Kundennummer: K-001 sau automat ✅ Leitweg-ID: gol (este o firmă, nu o autoritate) ✅ Freistellungsbescheinigung: gol (cu excepția cazului în care aveți documentul de la client) ✅ Reverse Charge §13b: bifați doar dacă emiteți servicii de construcții pentru o firmă înregistrată în Germania (nu se aplică clienților polonezi)

După prima factură verificați ZUGFeRD

După emiterea primei facturi, deschideți PDF-ul generat și verificați:

1. Antetul: numărul facturii arată ca 2026/001 sau PREFIX/2026/001 (nu NIP/2026/001)
2. Secțiunea destinatarului: codurile fiscale apar sub numele și adresa clientului, în rânduri clar marcate „USt-IdNr.: PL...", nu amestecate în numele firmei sau în numărul documentului
3. Fișierul XML ZUGFeRD: dacă contabilul clientului importă factura, USt-IdNr trebuie să ajungă în câmpul <ram:SpecifiedTaxRegistration>, nu în <ram:ID> al numărului documentului

Dacă ceva nu arată în regulă — reveniți la fișa clientului și verificați dacă nu ați confundat câmpurile.

Concluzie

Majoritatea greșelilor la configurarea unui client provin dintr-un singur obicei: „am numărul clientului, așa că îl lipesc în primul câmp care acceptă cifre". În realitate însă, fiecare câmp din formular are sarcina sa concretă și — mai important — locul său concret în factura generată. Lipirea a ceva în câmpul greșit nu blochează salvarea, dar efectul îl veți vedea abia pe PDF sau când clientul vi-l trimite înapoi cu întrebarea „de ce este codul meu fiscal în numărul facturii dumneavoastră?".

Reguli-cheie în caz de dubiu:

• Codurile fiscale (Steuernummer, USt-IdNr.) → doar în câmpurile cu aceeași denumire
• Prefixul de numerotare → prescurtare scurtă a clientului (nume, inițiale), niciodată un număr oficial
• Leitweg-ID → doar când clientul este o autoritate germană
• Freistellungsbescheinigung → PDF, nu text

Iar dacă ați făcut deja o greșeală — nicio tragedie. Este suficient să editați clientul și să corectați. Facturile deja emise păstrează datele vechi (cerință GoBD), dar toate cele următoare vor decurge corect.