Najčešća pogreška novog korisnika

Postavljate novog klijenta u aplikaciji za fakturiranje. Obrazac prikazuje više od deset polja: naziv tvrtke, adresa, Steuernummer, USt-IdNr., Kundennummer, Prefiks numeriranja... Sva izgledaju slično, većina prihvaća znamenke, a svako ima „neobavezno" u zagradi.

Sasvim je prirodno zalijepiti porezni broj klijenta u prvo polje koje prihvati znamenke. I tu počinje problem: taj se broj zatim pojavljuje na svakom računu na vrlo neočekivanom mjestu — ili kao prefiks numeriranja 7691596854/2026/001, ili se nigdje ne vidi jer je završio u polju namijenjenom posve drugoj informaciji.

Ovaj članak objašnjava što znači svako polje, što se u njega upisuje i što se u njega nikako ne smije upisati.

Usporedna tablica — koje polje služi čemu

Polje	Što upisati	Što NE upisivati	Gdje se pojavljuje na računu
Naziv tvrtke	Puni pravni naziv klijenta	Skraćenicu, trgovački naziv	Odjeljak „Empfänger" / „Primatelj"
Kundennummer	Broj klijenta (Vaše interno numeriranje)	Porezni broj klijenta	Ponekad ispod adrese klijenta
Steuernummer	Njemački porezni broj klijenta (format `12/345/67890`)	USt-IdNr., NIP	Ispod podataka klijenta kod §13b
USt-IdNr.	PDV broj EU (format `DE123456789`, `PL1234567890`)	Steuernummer	Ispod podataka klijenta kod transakcija u EU
Prefiks numeriranja	Kratka skraćenica klijenta (npr. `ACME`, `MK`)	Steuernummer, USt-IdNr.	Na početku broja računa: `ACME/2026/001`
Freistellungsbescheinigung	PDF oslobođenja §13b koje izdaje Finanzamt	Ništa drugo — to je PDF privitak	U metapodacima računa §13b

1. Steuernummer — njemački porezni broj

Što je to: lokalni njemački porezni broj koji Finanzamt dodjeljuje svakoj tvrtki i svakoj osobi koja obavlja djelatnost u Njemačkoj. Format: XX/XXX/XXXXX (npr. 12/345/67890), 10–11 znamenki nakon uklanjanja razdjelnika.

Kada ga upisati kod klijenta: rijetko. Najčešće je potreban samo na računima §13b (reverse charge u graditeljstvu) — tada se na računu pojavljuje Vaš vlastiti Steuernummer, a ne klijentov. Polje „Steuernummer" kod klijenta ispunite samo ako klijent izričito traži da se njegov broj navede na računu ili kod specifičnih domaćih transakcija.

Najčešća pogreška: upisivanje poljskog NIP-a umjesto njemačkog Steuernummera. Poljski NIP je USt-IdNr. (nakon promjene formata u PL1234567890), a ne Steuernummer.

2. USt-IdNr. — europski PDV broj

Što je to: identifikacijski broj za PDV u EU (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Svaki aktivni obveznik PDV-a u EU ima svoj USt-IdNr. Poljski NIP nakon jednostavne pretvorbe (dodavanja prefiksa PL) postaje poljski USt-IdNr.

Format: DE123456789 (njemački, 9 znamenki iza DE), PL1234567890 (poljski, 10 znamenki iza PL), ATU12345678 (austrijski) itd.

Kada ga upisati kod klijenta: uvijek kada je klijent aktivni obveznik PDV-a u Njemačkoj ili drugoj zemlji EU. Nužno je za:

transakcije unutar EU s reverse charge §3a UStG (usluge),
provjeru u registru VIES,
isporuke dobara unutar Zajednice (§4 Nr. 1b UStG).

Najčešća pogreška: zamjena sa Steuernummerom. Ako Vam klijent da 10-znamenkasti broj bez slovnog prefiksa — to je vjerojatno Steuernummer (PL: NIP). Ako da broj s prefiksom države (DE, PL, AT) — to je USt-IdNr.

3. Kundennummer — broj klijenta u Vašem knjigovodstvu

Što je to: Vaše interno numeriranje klijenata koje služi za posloženost u knjigovodstvu i u drugim programima za fakturiranje (npr. DATEV). Format je proizvoljan — K-001, KD2026-042, 12345.

Kada ga upisati: ako vodite numeriranje klijenata u Excelu ili u nekom drugom programu i želite zadržati dosljednost. U aplikaciji NiemieckaFaktura možete uključiti automatsko dodjeljivanje Kundennummera (npr. K2026-0001) — prema zadanim postavkama isključeno je, pa polje ostaje prazno dok ga sami ne ispunite.

Najčešća pogreška: upisivanje klijentovog Steuernummera („pa to je broj koji ga identificira"). Kundennummer je VAŠ broj za TOG klijenta — Vaša interna oznaka, a ne službeni identifikator.

4. Prefiks numeriranja — najčešće se brka s poreznim brojem

Što je to: kratka skraćenica koja se pojavljuje na početku broja svakog računa izdanog za tog konkretnog klijenta. Polje je neobavezno — ako ostane prazno, numeriranje teče standardno 2026/001, 2026/002.

Čemu služi: olakšava brzo prepoznavanje računa u dugačkom popisu. Kada opslužujete nekoliko desetaka klijenata, račun ACME/2026/047 odmah govori „ovo je račun za ACME GmbH", bez zavirivanja u detalje.

Primjeri ispravne uporabe:

Što upisati	Broj računa
`ACME`	`ACME/2026/001`
`Bauer`	`Bauer/2026/001`
`MK` (inicijali klijenta)	`MK/2026/001`
(prazno)	`2026/001`

Što NE upisivati: porezni broj klijenta (Steuernummer, USt-IdNr.), NIP, REGON ni bilo koji drugi službeni identifikator. Ti brojevi imaju svoja namjenska polja u odjeljku „Porezni podaci" — i sustav ih samo odande čita kako bi ih smjestio na odgovarajuća mjesta na računu i u datoteci ZUGFeRD/XRechnung.

Zašto dolazi do zabune: polje se zove „Prefiks numeriranja", a i porezni broj ima „broj" u nazivu. Intuicija govori „aha, ovdje upisujem njegov broj". No „prefiks numeriranja" odnosi se na numeriranje računa, a ne na neki broj klijenta.

Test jeste li dobro napravili: pogledajte pretpregled broja prvog računa za tog klijenta. Ako izgleda kao 7691596854/2026/001 — u prefiksu Vam je porezni broj i to treba ispraviti. Trebao bi izgledati kao ACME/2026/001 ili jednostavno 2026/001.

5. Leitweg-ID — nećete je naći u obrascu klijenta

Važno: Leitweg-ID nije polje klijenta. To je identifikator usmjeravanja za elektroničke račune (e-Rechnung) prema njemačkim državnim tijelima (format 991-12345-67, iz četiri dijela, s kontrolnom znamenkom u posljednja dva znaka).

Gdje se upisuje: izravno na računu (u odjeljku poziva/referenci), a ne pri kreiranju klijenta. Ispunjavate je samo kada izdajete B2G račun (Business-to-Government) za njemačko savezno, pokrajinsko ili općinsko tijelo — to je zahtjev XRechnung. Leitweg-ID uvijek dobivate od tijela — u javnoj nabavi ili u ugovoru.

Za običnog poslovnog klijenta: njime se uopće ne bavite — nema ga na kartici klijenta.

6. Freistellungsbescheinigung — PDF privitak, a ne tekst

Što je to: potvrda Finanzamta koja klijenta oslobađa obveze obustave poreza Bauabzugsteuer (15% kod građevinskih usluga iznad 5000 EUR godišnje). Odnosi se samo na građevinsku djelatnost u Njemačkoj (§48 EStG).

Format polja: PDF privitak — učitavate datoteku dobivenu od klijenta, ne upisujete tekst ni broj. NiemieckaFaktura provjerava datum valjanosti (obično 3 godine) i upozorava prije isteka.

Kada je potreban: ako ste kod klijenta označili „Reverse Charge §13b" i izdajete građevinske usluge. Bez važeće Freistellung Finanzamt može osporiti oslobođenje od PDV-a.

Brzi kontrolni popis za poljskog klijenta u Njemačkoj

Pretpostavimo da dodajete poljsku građevinsku tvrtku „Bauer Sp. z o.o." s NIP-om 7691596854:

✅ Naziv tvrtke: Bauer Sp. z o.o. ✅ Adresa: puna poljska adresa s poštanskim brojem ✅ Država: Poljska ✅ USt-IdNr.: PL7691596854 (NIP s prefiksom PL) ✅ Steuernummer: prazno (tvrtka nema njemački Steuernummer) ✅ Prefiks numeriranja: Bauer ili prazno (po izboru) ✅ Kundennummer: K-001 ili automatski ✅ Freistellungsbescheinigung: prazno (osim ako imate dokument od klijenta) ✅ Reverse Charge §13b: označite samo ako izdajete građevinske usluge za tvrtku registriranu u Njemačkoj (ne odnosi se na poljske klijente)

Nakon prvog računa provjerite ZUGFeRD

Nakon izdavanja prvog računa otvorite generirani PDF i provjerite:

Zaglavlje: broj računa izgleda kao 2026/001 ili PREFIKS/2026/001 (a ne NIP/2026/001)
Odjeljak primatelja: porezni brojevi pojavljuju se ispod naziva i adrese klijenta, u jasno označenim redcima „USt-IdNr.: PL...", a ne umiješani u naziv tvrtke ili broj dokumenta
XML datoteka ZUGFeRD: ako klijentov knjigovođa uveze račun, USt-IdNr treba završiti u polju <ram:SpecifiedTaxRegistration>, a ne u <ram:ID> broja dokumenta

Ako nešto ne izgleda kako treba — vratite se na karticu klijenta i provjerite niste li zamijenili polja.

Zaključak

Većina pogrešaka pri postavljanju klijenta proizlazi iz jedne navike: „imam broj klijenta, pa ću ga zalijepiti u prvo polje koje prihvati znamenke". U stvarnosti pak svako polje u obrascu ima svoju konkretnu zadaću i — što je važnije — svoje konkretno mjesto na generiranom računu. Lijepljenje nečega u pogrešno polje ne blokira spremanje, ali učinak ćete vidjeti tek na PDF-u ili kada Vam ga klijent pošalje natrag s pitanjem „zašto je moj porezni broj u broju Vašeg računa?".

Ključna pravila ako ste u dvojbi:

Porezni brojevi (Steuernummer, USt-IdNr.) → samo u poljima s istim nazivom
Prefiks numeriranja → kratka skraćenica klijenta (naziv, inicijali), nikada službeni broj
Leitweg-ID → ne kod klijenta, nego na računu za njemačko tijelo
Freistellungsbescheinigung → PDF, a ne tekst

A ako ste već pogriješili — nikakva tragedija. Dovoljno je urediti klijenta i ispraviti. Već izdani računi zadržavaju stare podatke (zahtjev GoBD), ali svi sljedeći bit će ispravni.

Ovaj članak ima informativni karakter i ne predstavlja poreznu ni pravnu savjetodavnu uslugu — posavjetujte se s poreznim savjetnikom ili odvjetnikom.

Kako ispravno dodati klijenta u aplikaciju za fakturiranje — 4 polja koja zbunjuju svakog novog korisnika