Kako ispravno dodati klijenta u aplikaciju za fakturiranje - 4 polja koja zbunjuju svakog novog korisnika

Najčešća pogreška novog korisnika

Postavljate novog klijenta u aplikaciji za fakturiranje. Obrazac prikazuje više od deset polja: naziv tvrtke, adresa, Steuernummer, USt-IdNr., Kundennummer, Prefiks numeriranja... Sva izgledaju slično, većina prihvaća znamenke, a svako ima „neobavezno” u zagradi.

Sasvim je prirodno zalijepiti porezni broj klijenta u prvo polje koje prihvati znamenke. I tu počinje problem: taj se broj zatim pojavljuje na svakom računu na vrlo neočekivanom mjestu - ili kao prefiks numeriranja 1234567883/2026/001, ili se nigdje ne vidi jer je završio u polju namijenjenom posve drugoj informaciji.

Ovaj članak objašnjava što znači svako polje, što se u njega upisuje i što se u njega nikako ne smije upisati.

Usporedna tablica - koje polje služi čemu

1. Steuernummer - njemački porezni broj

Što je to: lokalni njemački porezni broj koji Finanzamt dodjeljuje svakoj tvrtki i svakoj osobi koja obavlja djelatnost u Njemačkoj. Format: XX/XXX/XXXXX (npr. 12/345/67890), 10–11 znamenki nakon uklanjanja razdjelnika.

Kada ga upisati kod klijenta: rijetko. Najčešće je potreban samo na računima §13b (reverse charge u graditeljstvu) - tada se na računu pojavljuje Vaš vlastiti Steuernummer, a ne klijentov. Polje „Steuernummer” kod klijenta ispunite samo ako klijent izričito traži da se njegov broj navede na računu ili kod specifičnih domaćih transakcija.

Najčešća pogreška kod klijenta iz Njemačke: upisivanje poljskog NIP-a umjesto njemačkog Steuernummera. Poljski NIP je USt-IdNr. (nakon promjene formata u PL1234567883), a ne Steuernummer. Drukčije je kod strane tvrtke s brojem PDV-a druge države (npr. poljske tvrtke s PL…): ovdje možete upisati njezin nacionalni porezni broj (NIP) - taj nacionalni broj aplikacija ne provjerava prema njemačkim pravilima. USt-IdNr. klijenta aplikacija pak provjerava u sustavu VIES: u pozadini, kada u čarobnjaku za račun nakon odabira klijenta prijeđete dalje (to ne blokira račun), i ručno gumbom „Provjerite PDV broj” pri uređivanju klijenta.

2. USt-IdNr. - europski PDV broj

Što je to: identifikacijski broj za PDV u EU (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Svaki aktivni obveznik PDV-a u EU ima svoj USt-IdNr. Poljski NIP nakon jednostavne pretvorbe (dodavanja prefiksa PL) postaje poljski USt-IdNr.

Format: DE123456788 (njemački, 9 znamenki iza DE), PL1234567883 (poljski, 10 znamenki iza PL), ATU12345675 (austrijski) itd.

Kada ga upisati kod klijenta: uvijek kada je klijent aktivni obveznik PDV-a u Njemačkoj ili drugoj zemlji EU. Nužno je za:

• transakcije unutar EU s reverse charge §3a UStG (usluge),
• provjeru u registru VIES,
• isporuke dobara unutar Zajednice (§4 Nr. 1b UStG).

Najčešća pogreška: zamjena sa Steuernummerom. Ako Vam klijent da 10-znamenkasti broj bez slovnog prefiksa - to je vjerojatno Steuernummer (PL: NIP). Ako da broj s prefiksom države (DE, PL, AT) - to je USt-IdNr.

3. Kundennummer - broj klijenta u Vašem knjigovodstvu

Što je to: Vaše interno numeriranje klijenata koje služi za posloženost u knjigovodstvu i u drugim programima za fakturiranje (npr. DATEV). Format je proizvoljan - K-001, KD2026-042, 12345.

Kada ga upisati: ako vodite numeriranje klijenata u Excelu ili u nekom drugom programu i želite zadržati dosljednost. U aplikaciji NiemieckaFaktura možete uključiti automatsko dodjeljivanje Kundennummera (npr. K2026-0001) - prema zadanim postavkama isključeno je, pa polje ostaje prazno dok ga sami ne ispunite.

Najčešća pogreška: upisivanje klijentovog Steuernummera („pa to je broj koji ga identificira”). Kundennummer je VAŠ broj za TOG klijenta - Vaša interna oznaka, a ne službeni identifikator.

4. Prefiks numeriranja - najčešće se brka s poreznim brojem

Što je to: kratka skraćenica koja se pojavljuje na početku broja svakog računa izdanog za tog konkretnog klijenta. Polje je neobavezno - ako ostane prazno, numeriranje teče standardno 2026/001, 2026/002.

Čemu služi: olakšava brzo prepoznavanje računa u dugačkom popisu. Kada opslužujete nekoliko desetaka klijenata, račun ACME/2026/047 odmah govori „ovo je račun za ACME GmbH”, bez zavirivanja u detalje.

Primjeri ispravne uporabe:

Što NE upisivati: porezni broj klijenta (Steuernummer, USt-IdNr.), NIP, REGON ni bilo koji drugi službeni identifikator. Ti brojevi imaju svoja namjenska polja u odjeljku „Porezni podaci” - i sustav ih samo odande čita kako bi ih smjestio na odgovarajuća mjesta na računu i u datoteci ZUGFeRD/XRechnung.

Zašto dolazi do zabune: polje se zove „Prefiks numeriranja”, a i porezni broj ima „broj” u nazivu. Intuicija govori „aha, ovdje upisujem njegov broj”. No „prefiks numeriranja” odnosi se na numeriranje računa, a ne na neki broj klijenta.

Test jeste li dobro napravili: pogledajte pretpregled broja prvog računa za tog klijenta. Ako izgleda kao 1234567883/2026/001 - u prefiksu Vam je porezni broj i to treba ispraviti. Trebao bi izgledati kao ACME/2026/001 ili jednostavno 2026/001.

5. Leitweg-ID - nećete je naći u obrascu klijenta

Važno: Leitweg-ID nije polje klijenta. To je identifikator usmjeravanja za elektroničke račune (e-Rechnung) prema njemačkim državnim tijelima (format 991-12345-73, iz tri dijela, s kontrolnom znamenkom u posljednja dva znaka).

Gdje se upisuje: izravno na računu (u odjeljku poziva/referenci), a ne pri kreiranju klijenta. Ispunjavate je samo kada izdajete B2G račun (Business-to-Government) za njemačko savezno, pokrajinsko ili općinsko tijelo - to je zahtjev XRechnung. Leitweg-ID uvijek dobivate od tijela - u javnoj nabavi ili u ugovoru.

Za običnog poslovnog klijenta: njime se uopće ne bavite - nema ga na kartici klijenta.

6. Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) - potvrda USt 1 TG klijenta

Što je to: potvrda USt 1 TG Finanzamta klijenta da klijent i sam pruža građevinske usluge. Kod građevinskih usluga za takvog klijenta PDV duguje on (§13b UStG), a Vi izdajete račun bez PDV-a.

Format polja: označite Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge), upišite broj i datum valjanosti (najviše 3 godine) i priložite PDF dobiven od klijenta. NiemieckaFaktura šalje e-mail 14 dana prije isteka.

Kada je potreban: kada pružate građevinske usluge tvrtki koja i sama pruža građevinske usluge - iz Njemačke ili iz druge zemlje, uključujući Poljsku. Freistellungsbescheinigung je nešto drugo: Vaša vlastita potvrda (§48b EStG) koju pokazujete naručitelju kako ne bi zadržao 15% Bauabzugsteuer. Nije uvjet za §13b i ne upisuje se kod klijenta.

Brzi kontrolni popis za poljskog klijenta u Njemačkoj

Pretpostavimo da dodajete poljsku građevinsku tvrtku „Bauer Sp. z o.o.” s NIP-om 1234567883:

• ✅ Naziv tvrtke: Bauer Sp. z o.o.
• ✅ Adresa: puna poljska adresa s poštanskim brojem
• ✅ Država: Poljska
• ✅ USt-IdNr.: PL1234567883 (NIP s prefiksom PL)
• ✅ Steuernummer: prazno (tvrtka nema njemački Steuernummer)
• ✅ Prefiks numeriranja: Bauer ili prazno (po izboru)
• ✅ Kundennummer: K-001 ili automatski
• ✅ Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge): označite ako za tu tvrtku pružate građevinske usluge, a ona i sama pruža građevinske usluge (najjednostavniji dokaz: njezina potvrda USt 1 TG) - zemlja sjedišta nije bitna; inače ostavite prazno

Nakon prvog računa provjerite ZUGFeRD

Nakon izdavanja prvog računa otvorite generirani PDF i provjerite:

1. Zaglavlje: broj računa izgleda kao 2026/001 ili PREFIKS/2026/001 (a ne NIP/2026/001)
2. Odjeljak primatelja: porezni brojevi pojavljuju se ispod naziva i adrese klijenta, u jasno označenim redcima „USt-IdNr.: PL...”, a ne umiješani u naziv tvrtke ili broj dokumenta
3. XML datoteka ZUGFeRD: ako klijentov knjigovođa uveze račun, USt-IdNr treba završiti u polju <ram:SpecifiedTaxRegistration>, a ne u <ram:ID> broja dokumenta

Ako nešto ne izgleda kako treba - vratite se na karticu klijenta i provjerite niste li zamijenili polja.

Zaključak

Većina pogrešaka pri postavljanju klijenta proizlazi iz jedne navike: „imam broj klijenta, pa ću ga zalijepiti u prvo polje koje prihvati znamenke”. U stvarnosti pak svako polje u obrascu ima svoju konkretnu zadaću i - što je važnije - svoje konkretno mjesto na generiranom računu. Lijepljenje nečega u pogrešno polje ne blokira spremanje, ali učinak ćete vidjeti tek na PDF-u ili kada Vam ga klijent pošalje natrag s pitanjem „zašto je moj porezni broj u broju Vašeg računa?”.

Ključna pravila ako ste u dvojbi:

• Porezni brojevi (Steuernummer, USt-IdNr.) → samo u poljima s istim nazivom
• Prefiks numeriranja → kratka skraćenica klijenta (naziv, inicijali), nikada službeni broj
• Leitweg-ID → ne kod klijenta, nego na računu za njemačko tijelo
• USt 1 TG klijenta → u polju Steuerschuldnerschaft (broj, datum, PDF); Freistellungsbescheinigung je Vaš dokument, a ne klijentov

A ako ste već pogriješili - nikakva tragedija. Dovoljno je urediti klijenta i ispraviti. Već izdani računi zadržavaju stare podatke (zahtjev GoBD), ali svi sljedeći bit će ispravni.

---

Ovaj članak ima informativni karakter i ne predstavlja poreznu ni pravnu savjetodavnu uslugu - posavjetujte se s poreznim savjetnikom ili odvjetnikom.