DATEV-Export — Rechnungen direkt an die Steuerberater senden
DATEV ist der Standard der deutschen Buchhaltung — praktisch jeder Steuerberater nutzt DATEV-Software zur Führung Ihrer Bücher. Statt ihm PDF-Rechnungen zu senden (die er manuell abtippen muss), erstellen Sie mit einem Klick eine **Buchungsstapel-Datei** (EXTF-CSV) mit fertigen Verkaufsbuchungen: Bruttobetrag, Debitorenkonto, Erlöskonto passend zu MwSt-Satz und Szenario (§13b, §19, innergemeinschaftliche Lieferung), Datum und Rechnungsnummer. Der Steuerberater importiert die Datei, DATEV verbucht die Rechnungen, und Sie zahlen weniger für Arbeitsstunden.
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Stellen Sie sicher, dass Sie Daten vom Steuerberater haben
Bevor Sie zum ersten Mal exportieren, benötigen Sie vom Steuerberater 4 Angaben:
- Beraternummer — Nummer der Kanzlei bei DATEV (4–7 Ziffern, ab 1001)
- Mandantennummer — Ihre Kundennummer in der Kanzlei (1–5 Ziffern)
- Kontenrahmen — SKR03 oder SKR04 (deutscher Standardkontenrahmen)
- Buchungsweise — Bilanzierung (Soll) oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also Buchung zum Zahlungsdatum (Ist)
Schreiben Sie dem Steuerberater: „Ich benötige DATEV-Exportdaten: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/04) und ob wir Soll oder EÜR buchen". Haben Sie die Nummern noch nicht, funktioniert der Export trotzdem: die Datei erhält die Platzhalter 1001/1, und der Steuerberater ordnet beim Import den richtigen Mandanten zu.
Unterschied zwischen SKR03 und SKR04: SKR03 ist der ältere, in kleinen Firmen immer noch häufigste. SKR04 ist der neuere, detailliertere Standard (von größeren Firmen genutzt). Für die meisten Solo-Gründer — SKR03, entscheidend ist aber der Kontenrahmen Ihres Steuerberaters.
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Exportfenster öffnen und DATEV-Daten eintragen
Gehen Sie zu Rechnungen → Export → DATEV-Export (in Android: Rechnungen auswählen → DATEV). Beim ersten Export fragt die App nach der Versteuerungsart (Soll / Ist) und merkt sich die Antwort. Füllen Sie im Fenster aus:
- Beraternummer und Mandantennummer — vom Steuerberater
- Kontenrahmen — SKR03 oder SKR04
- Kundenkonten in der Datei (Debitoren) — im Soll-Modus wählen Sie: eigenes Konto je Kunde (Standard; neue Nummern ab 10001, die Startnummer ändern Sie auf Wunsch der Kanzlei, z. B. „ab 20000") oder ein Sammelkonto (1400 in SKR03 / 1200 in SKR04, ohne Offene Posten je Kunde — so exportieren Shops mit Einmalkunden)
Bei eigenen Konten hat die Nummer aus den Kundendaten (Feld „Debitorenkonto (DATEV)") Vorrang — so übernehmen Sie die Nummerierung der Kanzlei. Die übrigen Kunden nummerieren wir automatisch und speichern die Nummer beim Kunden, sodass spätere Exporte konsistent bleiben; der ZIP liegt die Datei EXTF_DebKred_Stamm.csv mit diesen Konten bei — die Kanzlei importiert sie vor dem Buchungsstapel, und die Konten legen sich von selbst an. Alle Einstellungen werden in den Firmendaten gespeichert und gelten im Web und in Android.
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Rechnungen oder Zeitraum wählen und Vorschau prüfen
Sie exportieren ausgewählte Rechnungen oder einen Zeitraum (typisch der ganze Vormonat). In die Datei kommen nur festgeschriebene Rechnungen — Entwürfe werden übersprungen. Jeder Monat ist eine eigene Datei (DATEV und Agenda lesen eine Datei in genau eine Abrechnungsperiode ein) — einen Zeitraum über mehrere Monate laden Sie als ZIP mit einer Datei pro Monat herunter; eine ZIP deckt ein Wirtschaftsjahr ab.
Klicken Sie auf Vorschau: Sie sehen Zeilenzahl, Bruttosumme, Hinweise (z. B. Abschlags- und Schlussrechnung desselben Projekts, fehlende DATEV-Nummern) und die Liste der übersprungenen Rechnungen mit Grund — prüfen Sie sie, bevor Sie die Datei versenden.
Im Modus Ist / EÜR kommen nur als bezahlt markierte Rechnungen (mit Zahlungsdatum) in die Datei. Zeigt die Vorschau „7 von 50", liegt es meist daran — Zahlungen erfassen oder auf Soll umstellen.
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Soll oder Ist / EÜR — prüfen Sie den eingestellten Modus
Der Modus entscheidet, welche Rechnungen mit welchem Datum in die Datei kommen:
- Soll — jede festgeschriebene Rechnung, mit Rechnungsdatum, auf das Konto Ihres Kunden in DATEV. So wird bei Bilanzierung gebucht und überall dort, wo die Kanzlei Rechnungen am Ausstellungstag bucht (oft auch bei EÜR); bei genehmigter Ist-Versteuerung verschiebt DATEV die USt selbst auf den Zahlungseingang.
- Ist / EÜR — nur als bezahlt markierte Rechnungen, mit Zahlungsdatum (Raten einzeln), auf das EÜR-Verrechnungskonto 1371 (SKR03) / 1486 (SKR04). Nur wenn die Kanzlei Ihren Umsatz erst bei Zahlungseingang bucht (EÜR nach Zahlungseingang).
Den Modus ändern Sie im Exportfenster (für einen Export) oder unter Einstellungen → Rechnungen (dauerhaft).
Unsicher? Das hängt nicht von Rechtsform oder Umsatz ab. Fragen Sie die Kanzlei mit einem Satz: „Bucht ihr meine Rechnungen bei Ausstellung oder erst bei Zahlungseingang?". Bei Ausstellung → Soll, bei Zahlungseingang → Ist.
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Datei erstellen und die Meldung lesen
Klicken Sie auf DATEV CSV exportieren. Sie laden die Datei
EXTF_Buchungsstapel_JJJJ-MM.csvim DATEV-Format herunter (EXTF 700, Kodierung CP1252, Semikolons), bei mehreren Monaten eine ZIP mit einer solchen Datei pro Monat. Die Meldung nach dem Export sagt, wie viele Zeilen in der Datei sind und wie viele Rechnungen übersprungen wurden (ohne Zahlung im Ist-Modus, Entwürfe) — überraschen Sie die Zahlen, gehen Sie zurück zur Vorschau.Öffnen Sie die Datei nicht in Excel und speichern Sie sie nicht erneut — Excel ändert Kodierung und Betragsformat, und eine solche Datei lehnt DATEV ab. Geben Sie sie exakt so weiter, wie sie heruntergeladen wurde.
Ein Zeitraum über zwei Wirtschaftsjahre wird blockiert — DATEV akzeptiert ein Wirtschaftsjahr pro Datei. Exportieren Sie Dezember und Januar getrennt.
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Datei an den Steuerberater übergeben
Senden Sie die Datei per E-Mail oder laden Sie sie in DATEV Unternehmen online hoch, wenn der Steuerberater Ihnen Zugang gegeben hat. Der Steuerberater importiert sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen → Bestand → Importieren → DATEV-Format-Daten (oder über die Stapelverarbeitung). Der Stapel ist nicht festgeschrieben (Festschreibung 0), er kann also einzelne Positionen noch umbuchen, z. B. Anzahlungen verrechnen.
Legen Sie am besten ein ZIP mit den Rechnungs-PDFs bei (Rechnungen → Export → ZIP exportieren): jede Rechnung ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML, das der Steuerberater in DATEV als Belegbild anhängt. Bitten Sie beim ersten Export um einen Testimport weniger Rechnungen mit Rückmeldung — jede Kanzlei hat eigene Mandanteneinstellungen.
Was genau in der CSV-Datei steht
Die Datei ist ein DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF 700 (Version 13): zwei Kopfzeilen (Metadaten + Namen der 125 Spalten) und je eine Zeile pro MwSt-Satz einer Rechnung (eine Rechnung mit 19 %- und 7 %-Positionen ergibt zwei Zeilen). Wir füllen die ersten 14 Spalten, der Rest bleibt leer — genau wie bei anderen Programmen, die nach DATEV exportieren.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Umsatz | Bruttobetrag (immer positiv — die Richtung steckt in Soll/Haben) |
| Soll/Haben | S für Rechnungen, H für Stornos und Korrekturen |
| WKZ Umsatz | Währung (EUR; bei PLN zusätzlich Kurs und Betrag in EUR) |
| Konto | Debitorenkonto des Kunden (Nummer aus den Kundendaten oder fortlaufend ab der Startnummer, Standard 10001) oder Sammelkonto 1400/1200 — im Ist-Modus EÜR-Konto 1371/1486 |
| Gegenkonto | Erlöskonto passend zum Szenario (Tabelle unten) |
| BU-Schlüssel | leer — die Erlöskonten sind Automatikkonten, DATEV rechnet die USt selbst |
| Belegdatum | Rechnungsdatum (Soll) oder Zahlungsdatum (Ist), Format TTMM |
| Belegfeld 1 | Rechnungsnummer (max. 36 Zeichen: Buchstaben, Ziffern und $&%*+-/) |
| Belegfeld 2 | Nummer der Originalrechnung bei Storno/Korrektur (max. 12 Zeichen) |
| Buchungstext | Kundenname + Marker: Abschlagsrechnung, SR abzgl. AR…, Storno zu…, Teilzahlung n/N |
Erlöskonten (Gegenkonto)
| Szenario | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| 19 % | 8400 | 4400 |
| 7 % | 8300 | 4300 |
| Reverse Charge §13b (z. B. Bauleistungen im Inland) | 8337 | 4337 |
| Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land (§3a Abs. 2, Zusammenfassende Meldung) | 8336 | 4336 |
| Innergemeinschaftliche Lieferung §4 Nr. 1b | 8125 | 4125 |
| Ausfuhr in ein Drittland §4 Nr. 1a | 8120 | 4120 |
| Kleinunternehmer §19 (ab SKR 2025) | 8192 | 4184 |
| Sonstige 0 % | 8100 | 4100 |
| §25a (Differenzbesteuerung) — Einkaufspreisanteil | 8197 | 4132 |
| §25a (Differenzbesteuerung) — Marge, 19 % | 8199 | 4134 |
Abschlags- und Schlussrechnung: Die Abschlagsrechnung wird bei Ausstellung in voller Höhe gebucht, die Schlussrechnung nur mit dem Restbetrag nach Abzug der Abschläge, mit dem Marker „SR abzgl. AR …" im Buchungstext — das Erlöskonto zeigt das Projekt einmal, und der Steuerberater zieht die Abschläge nicht noch einmal ab. Rechnungen mit §25a werden auf zwei Zeilen aufgeteilt: der Einkaufspreisanteil ohne USt und die Marge auf dem 19-%-Konto — eine Umbuchung durch die Kanzlei entfällt. Ausnahme ist die Gesamtdifferenz: dort gilt die Marge für den ganzen Zeitraum, nicht für die einzelne Rechnung, deshalb bleibt es bei einer Zeile ohne USt und die Kanzlei ermittelt die Periodenmarge.
Export-Häufigkeit
- Monatlich (wenige Tage nach Monatsende) — bei monatlicher USt-Voranmeldung. Am häufigsten.
- Quartalsweise — bei quartalsweiser USt-Voranmeldung.
Wenn etwas schiefgeht
Der Steuerberater sagt „Datei lässt sich nicht importieren":
- Berater-/Mandantennummer in der Datei passen nicht zum Mandanten in DATEV → im Exportfenster korrigieren.
- Die Datei wurde in Excel geöffnet und gespeichert → erneut exportieren und das Original weitergeben.
- Falscher Kontenrahmen (SKR03 statt SKR04) → DATEV meldet nicht vorhandene Konten; Kontenrahmen wechseln.
In der Datei sind weniger Rechnungen als in der Liste:
- der Modus Ist / EÜR nimmt nur als bezahlt markierte Rechnungen — Zahlungen erfassen oder auf Soll umstellen,
- Entwürfe werden nicht exportiert — zuerst festschreiben,
- der Zeitraum umfasste zwei Jahre — der Export wird blockiert, teilen Sie ihn auf.
Die Rechnungsnummer sieht anders aus als auf der Rechnung: DATEV erlaubt im Belegfeld 1 nur Buchstaben, Ziffern und die Zeichen $&%*+-/ — Leerzeichen, Punkte und Umlaute werden entfernt oder ersetzt, die Vorschau weist darauf hin.
Mehr Kontext
Vollständiger Leitfaden für den Steuerberater (was DATEV mit der Datei macht und warum das alles): DATEV Export — Leitfaden für den Steuerberater.