DATEV-Export — Rechnungen direkt an die Steuerberater senden
DATEV ist der Standard der deutschen Buchhaltung — praktisch jeder Steuerberater nutzt DATEV-Software zur Führung Ihrer Bücher. Statt ihm PDF-Rechnungen zu senden (die er manuell abtippen muss), erstellen Sie mit einem Klick ein **DATEV-Exportpaket**. Der Steuerberater importiert die Datei, das DATEV-System bucht die Rechnungen automatisch, und Sie zahlen weniger für Arbeitsstunden (und Abschreibfehler entfallen).
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Stellen Sie sicher, dass Sie Daten vom Steuerberater haben
Bevor Sie zum ersten Mal exportieren, benötigen Sie vom Steuerberater 3 DATEV-Daten:
- Mandantennummer — Ihre Nummer im System des Steuerberaters (5-7 Ziffern)
- Beraternummer — Nummer des Steuerberaters (5-7 Ziffern)
- Kontenrahmen — SKR03 oder SKR04 (deutscher Standardkontenrahmen)
Schreiben Sie dem Steuerberater: "Ich benötige DATEV-Exportdaten: Mandantennummer, Beraternummer, Kontenrahmen (SKR03/04)". Die Antwort kommt in 5 Minuten — jeder Steuerberater kennt diese Begriffe.
Unterschied zwischen SKR03 und SKR04: SKR03 ist der ältere, in kleinen Firmen immer noch häufigste. SKR04 ist der neuere, detailliertere Standard (von größeren Firmen genutzt). Für 90 % der Solo-Gründer — SKR03.
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DATEV-Daten in den Einstellungen eintragen
Klicken Sie im Menü auf Einstellungen → DATEV-Export. Füllen Sie aus:
- Mandantennummer — vom Steuerberater
- Beraternummer — vom Steuerberater
- Kontenrahmen — wählen Sie SKR03 oder SKR04
- Standard-Debitorenkonto — meist leer, das System vergibt automatisch sequenzielle Nummern im Bereich 10000-69999 (DATEV-Regel)
Speichern. Diese Daten werden einmal gespeichert — Sie müssen sie nicht vor jedem Export eingeben.
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Zeitraum für den Export wählen
Gehen Sie zu Rechnungen → DATEV-Export (oder per Dashboard-Shortcut). Wählen Sie den Zeitraum:
- Aktueller Monat — typisch monatlich an den Steuerberater senden
- Vorheriger Monat — häufig am Ende des Folgemonats (nach Finalisierung)
- Aktuelles Quartal / Jahr — für Quartals-/Jahreserklärungen
- Eigener Zeitraum — beliebige Daten
Das System zeigt, wie viele Rechnungen exportiert werden und die Gesamtsumme.
Falls einige Rechnungen noch im Entwurfsstatus sind, werden sie nicht exportiert — DATEV akzeptiert nur **finalisierte Rechnungen**. Prüfen Sie vor dem Export, ob alles finalisiert ist.
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Exportformat wählen
Zwei Formate zur Auswahl:
- DATEV CSV (Belegbuchung) — empfohlen für die meisten Steuerberater. Leichte Datei, einfacher Import. Enthält Verkaufsrechnungen mit Positionen und MwSt.
- DATEV XML (DATEV Format) — detaillierter, mit eingebetteten PDF-Anhängen im Paket. Erfordert neuere DATEV-Version beim Steuerberater.
Fragen Sie den Steuerberater, welches er möchte. Weiß er es nicht — wählen Sie CSV, es ist sicher und mit jeder DATEV-Unternehmen-online-Version kompatibel.
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Paket erstellen und Zusammenfassung prüfen
Klicken Sie auf Export generieren. Das System erstellt das Paket in wenigen Sekunden und zeigt eine Zusammenfassung:
- Anzahl der exportierten Rechnungen
- Gesamtsumme netto, MwSt, brutto
- Aufschlüsselung pro MwSt-Satz (19 %, 7 %, 0 % §13b)
- Liste neuer Kunden (Debitoren), denen das System fortlaufende Nummern zugewiesen hat
Wenn alles mit Ihrem Verkaufsregister übereinstimmt — laden Sie das Paket herunter (ZIP mit CSV- oder XML-Datei + Importanleitung für den Steuerberater).
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An den Steuerberater senden
Option A: Per E-Mail aus der App senden — geben Sie die E-Mail des Steuerberaters ein, das System hängt das ZIP-Paket und eine kurze Beschreibung an ("Rechnungsexport DATEV für [Monat]").
Option B: Auf Festplatte herunterladen und selbst senden (E-Mail, DATEV DMS, Dropbox — wie Sie möchten).
Der Steuerberater öffnet das Paket in DATEV Unternehmen online → Belegbuchung → CSV/XML-Import. Das Steuerberater-System bucht die Rechnungen in Sekunden — fertig.
Das ZIP-Paket enthält eine Datei "Anleitung.pdf" (auf Deutsch) mit Import-Anweisungen — der Steuerberater muss nicht bei Ihnen anrufen für Details.
Was genau ist in der CSV-Datei
Die Exportdatei enthält Spalten im DATEV-Standard:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Umsatz | Nettobetrag der Rechnung |
| Soll/Haben | Debet/Kredit (automatisch) |
| WKZ Umsatz | Währungscode (EUR) |
| Konto | Erlöskonto (8400 bei SKR03) |
| Gegenkonto | Debitorenkonto (10000+ bei SKR03) |
| BU-Schlüssel | DATEV-MwSt-Code (6 für 19 %, 4 für 7 %, 0 für §13b) |
| Belegdatum | Rechnungsdatum |
| Belegfeld 1 | Rechnungsnummer |
| Buchungstext | Beschreibung (Kundenname + kurze Leistungsbeschreibung) |
Das Paket enthält auch eine separate Datei Stammdaten.csv mit den Daten neuer Kunden (Name, Adresse, USt-IdNr, automatisch vergebene Debitorennummer).
Export-Häufigkeit — Empfehlungen
- Monatlich (5. des Folgemonats) — für die USt-Voranmeldung (monatliche MwSt-Meldung). Am häufigsten bei kleinen Firmen.
- Quartalsweise — wenn Sie eine quartalsweise USt-Voranmeldung haben (kleiner Umsatz)
- Laufend — große Firmen exportieren wöchentlich oder sogar täglich
Wenn etwas schiefgeht
Steuerberater sagt "Datei importiert sich nicht" — häufigste Ursachen:
- Falsche Mandantennummer/Beraternummer → App-Einstellungen prüfen
- DATEV-Version des Steuerberaters älter als 2020 → CSV statt XML verwenden
- Dateikodierung (selten) → Support kontaktieren, Sie erhalten eine Datei in alternativer Kodierung
Nicht alles exportiert — prüfen Sie, ob:
- Alle Rechnungen im Zeitraum finalisiert sind (Entwürfe werden nicht exportiert)
- Der Zeitraum korrekt ist (z. B. Export für März braucht Daten 01.03 - 31.03)
- Keine stornierten Rechnungen (Storno wird separat mit negativem Betrag exportiert)
Mehr rechtlicher Kontext
DATEV ist nicht nur ein Dateiformat — es ist das gesamte Ökosystem der deutschen Buchhaltung. Vollständiger Leitfaden für den Steuerberater (und warum das alles): DATEV Export — Leitfaden für den Steuerberater.