Jak importować kontrahentów z Lexware do NiemieckaFaktura
Krok po kroku: eksport kontrahentów z Lexware, DATEV lub Sevdesk i import do NiemieckaFaktura. Mapowanie pól, formaty CSV i praktyczne wskazówki.
Dlaczego import kontrahentów?
Jeśli prowadzisz firmę w Niemczech, prawdopodobnie masz już bazę kontrahentów w programie takim jak Lexware, DATEV czy Sevdesk. Przepisywanie ręcznie kilkudziesięciu lub kilkuset kontrahentów to strata czasu i ryzyko błędów — literówka w adresie czy brak USt-IdNr oznacza nieprawidłową fakturę.
NiemieckaFaktura oferuje import kontrahentów z pliku CSV, z automatycznym rozpoznawaniem formatów najpopularniejszych programów księgowych w Niemczech.
Obsługiwane źródła importu
| Źródło | Opis |
|---|---|
| Lexware | Najpopularniejszy program księgowy w Niemczech |
| DATEV | Standard w biurach rachunkowych (Steuerberater) |
| Sevdesk | Popularna chmurowa księgowość online |
| Ogólny CSV | Dowolne źródło — ręczne mapowanie kolumn |
Eksport z Lexware — krok po kroku
Krok 1: Otwórz listę klientów
W Lexware przejdź do Stammdaten → Kunden (Dane podstawowe → Klienci). Zobaczysz listę wszystkich kontrahentów z ich danymi.
Krok 2: Eksportuj do CSV
- Kliknij Datei → Datenexport → CSV (Plik → Eksport danych → CSV)
- Wybierz zakres: Alle Kunden (Wszyscy klienci) lub zaznacz konkretnych
- Wybierz pola do eksportu:
- Firma (nazwa firmy)
- Anrede (forma zwrotu)
- Vorname, Nachname (imię, nazwisko)
- Straße (ulica i numer)
- PLZ (kod pocztowy)
- Ort (miasto)
- Land (kraj)
- Telefon
- USt-IdNr (numer VAT)
- Steuernummer
Krok 3: Zapisz plik
- Zapisz plik CSV na dysku
- Ważne: Lexware domyślnie używa kodowania ANSI (Windows-1252)
- Jeśli masz kontrahentów z polskimi znakami (ą, ę, ć, ś, ź, ż, ó, ł, ń) lub niemieckimi umlauts (ä, ö, ü, ß), zmień kodowanie na UTF-8
- Jak zmienić: otwórz plik w Notatniku → Zapisz jako → Kodowanie: UTF-8
Import do NiemieckaFaktura — krok po kroku
Krok 1: Przejdź do importu
- Zaloguj się do NiemieckaFaktura
- Przejdź do Ustawienia → Import kontrahentów
Krok 2: Wybierz źródło
Wybierz skąd importujesz dane:
- Lexware — system automatycznie rozpozna format kolumn Lexware
- DATEV — format eksportu DATEV
- Sevdesk — format eksportu Sevdesk
- CSV — ogólny plik CSV (ręczne mapowanie kolumn)
Krok 3: Wgraj plik
- Kliknij Wybierz plik i wskaż plik CSV z dysku
- System odczyta zawartość i wyświetli podgląd
Krok 4: Sprawdź podgląd (Preview)
To najważniejszy krok! W podglądzie zobaczysz:
- Ile kontrahentów zostanie zaimportowanych
- Jak kolumny z pliku zostały zmapowane na pola w NiemieckaFaktura
- Czy są ostrzeżenia (np. brak nazwy firmy, duplikaty)
- Podgląd pierwszych kilku rekordów
Sprawdź dokładnie, czy dane się zgadzają — szczególnie:
- Czy nazwy firm są kompletne
- Czy adresy mają ulicę, kod pocztowy i miasto
- Czy numery USt-IdNr/Steuernummer się zgadzają
Krok 5: Potwierdź import
- Kliknij Importuj
- System doda kontrahentów do Twojej bazy
- Gotowe — możesz od razu wystawiać faktury w Niemczech
Mapowanie pól — Lexware → NiemieckaFaktura
| Pole w Lexware | Pole w NiemieckaFaktura | Opis |
|---|---|---|
| Firma | company_name | Nazwa firmy |
| Vorname + Nachname | contact_person | Osoba kontaktowa |
| Straße | street | Ulica i numer domu |
| PLZ | postal_code | Kod pocztowy |
| Ort | city | Miasto |
| Land | country | Kraj (domyślnie DE) |
| Adres e-mail | ||
| Telefon | phone | Numer telefonu |
| USt-IdNr | vat_id | Numer identyfikacji VAT |
| Steuernummer | tax_number | Numer podatkowy |
System automatycznie mapuje kolumny na podstawie wybranego źródła. Przy ogólnym CSV możesz zmapować kolumny ręcznie.
Wskazówki praktyczne
Przed importem
- Sprawdź dane w podglądzie — lepiej poprawić plik CSV niż edytować kontrahentów po imporcie
- Wyczyść dane źródłowe — usuń nieaktywnych kontrahentów z pliku CSV przed importem
- Kodowanie UTF-8 — jeśli widzisz „krakowskie krzaczki" zamiast polskich znaków, problem leży w kodowaniu pliku
Po imporcie
- Edytuj kontrahentów — po imporcie możesz dodać dodatkowe dane: datę ważności Freistellungsbescheinigung, prefiks numeracji faktur, notatki
- Duplikaty — system ostrzega, jeśli kontrahent o tej samej nazwie firmy już istnieje w bazie. Duplikaty nie są nadpisywane.
- Wielokrotny import — możesz importować kontrahentów wielokrotnie (np. kolejna partia z innego pliku). Istniejące dane nie zostaną nadpisane.
- Prefiks numeracji — po imporcie ustaw prefiks kontrahenta (np. „Mueller"), żeby faktury automatycznie miały numerację Mueller/R/2026/001
- Upomnienia o płatnościach — po zaimportowaniu kontrahentów i wystawieniu faktur możesz włączyć automatyczne upomnienia o płatnościach (Smart Mahnwesen), żeby system sam pilnował terminów
Import z DATEV
DATEV to standard w niemieckich biurach rachunkowych. Eksport kontrahentów wygląda tak:
- W DATEV przejdź do Stammdaten → Debitoren (Dane podstawowe → Dłużnicy)
- Wybierz Exportieren → CSV (Eksportuj → CSV)
- Wybierz format: Kontonummer, Name, Adresse
- Zapisz plik CSV
W NiemieckaFaktura wybierz źródło DATEV — system automatycznie rozpozna format kolumn DATEV (Kontonummer, Name1, Name2, Straße, PLZ, Ort).
Import z Sevdesk
Sevdesk to popularna chmurowa księgowość w Niemczech:
- W Sevdesk przejdź do Kontakte (Kontakty)
- Kliknij Exportieren → CSV (Eksportuj → CSV)
- Zapisz plik CSV
W NiemieckaFaktura wybierz źródło Sevdesk — kolumny zostaną zmapowane automatycznie.
Ogólny CSV — import z dowolnego źródła
Jeśli Twoje dane są w innym programie lub arkuszu kalkulacyjnym (Excel, Google Sheets):
Przygotuj plik CSV
Utwórz plik CSV z następującymi kolumnami:
| Kolumna | Wymagana | Opis |
|---|---|---|
| company_name | Tak | Nazwa firmy |
| street | Tak | Ulica i numer |
| postal_code | Tak | Kod pocztowy |
| city | Tak | Miasto |
| country | Nie | Kraj (domyślnie DE) |
| Nie | Adres e-mail | |
| phone | Nie | Telefon |
| vat_id | Nie | USt-IdNr |
| tax_number | Nie | Steuernummer |
| contact_person | Nie | Osoba kontaktowa |
Import
- W NiemieckaFaktura wybierz źródło CSV
- Wgraj plik
- Zmapuj kolumny ręcznie — przypisz kolumny z pliku do pól w systemie
- Sprawdź podgląd i potwierdź import
Najczęstsze problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Krzaczki zamiast polskich znaków | Złe kodowanie pliku | Zapisz plik jako UTF-8 |
| Brak niektórych kontrahentów | Puste pole „Firma" | Uzupełnij nazwę firmy w pliku źródłowym |
| Podwójne wpisy | Kontrahent już istnieje | System ostrzega — zdecyduj czy pominąć |
| Adres w jednej kolumnie | Inny format eksportu | Rozdziel na ulicę, kod, miasto przed importem |
Podsumowanie
| Krok | Opis |
|---|---|
| 1. Eksportuj | Lexware/DATEV/Sevdesk → CSV (kodowanie UTF-8) |
| 2. Importuj | NiemieckaFaktura → Ustawienia → Import kontrahentów |
| 3. Sprawdź | Podgląd — zweryfikuj dane przed importem |
| 4. Gotowe | Kontrahenci w systemie — możesz wystawiać faktury |
Import kontrahentów to jednorazowa czynność, która oszczędza godziny pracy. Zamiast ręcznie przepisywać dane, po prostu wgraj plik CSV i zacznij wystawiać faktury. Jeśli szukasz kompleksowego narzędzia do fakturowania w branży budowlanej, sprawdź nasze porównanie oprogramowania do e-faktur dla firm budowlanych.